Да, заявление об отсрочке пишется в двух экземплярах:  один экземпляр вместе со справкой об учебе подается   заместителю  председателя призывной комиссии;  на втором экземпляре секретарь ставит подпись, входящий номер и дату, т.е. регистрирует ваше заявление  (этот экземпляр остается у вас). В случае отказа секретаря военкомата о проставлении отметки о принятии заявления возможно отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы впоследствии доказать  нарушенное право. Заранее со справки об учебе вам нужно снять ксерокопию. Подлинник справки отдается в военный комиссариат, ксерокопия остается вам. Вы имеете право, оформить нотариальную доверенность на человека, который  обратится от вашего имени в военкомат, а при необходимости в военную прокуратуру либо суд для отстаивания ваших прав при отсутствии возможности делать это лично.